1. Introduction

Le respect de votre vie privée est de la plus haute importance pour ESB agence numérique (ci-après « ESB », « nous », « nos » ou « notre »), qui est responsable de la mise en place de ce site web et de l’application de sa politique de confidentialité (ci-après la « Politique »). La présente Politique vise à vous informer des pratiques adoptées à l’égard des renseignements personnels ou confidentiels qui vous concernent ou qui concernent votre entreprise. Devant le développement des nouveaux outils de communication, il est nécessaire de porter une attention particulière à la protection de la vie privée. Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant et concernant votre entreprise, le cas échéant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

1. Renseignements personnels

Un renseignement personnel vise tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.

Cadre législatif

La présente Politique est adoptée conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), lesquelles vous confèrent des droits concernant l’utilisation et la gestion des renseignements personnels qui sont échangés dans le secteur privé. Notre Politique vise à vous éclairer quant à ces droits et à mettre en place des méthodes efficaces de protection de ces renseignements, le tout en conformité avec la Loi.

Consentement

En fournissant des renseignements personnels à ESB ou à ses fournisseurs de services et mandataires, vous consentez aux conditions énoncées dans la présente Politique de confidentialité ainsi qu’à la collecte, l’utilisation, la conservation et la destruction de ces renseignements conformément à la Politique et tel qu’autorisé ou requis par la Loi.

Si vous fournissez à ESB ou à ses fournisseurs de services et mandataires des renseignements personnels concernant un autre particulier, vous déclarez que vous avez le pouvoir nécessaire pour le faire et/ou que vous avez obtenu tous les consentements nécessaires de la part de ce particulier afin de nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer ces renseignements personnels aux fins établies dans la présente Politique de confidentialité.

Collecte de renseignements personnels

ESB s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois, toute perte accidentelle, toute divulgation ou modification non autorisée, tout accès non autorisé ainsi que tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

Les renseignements personnels que nous collectons sont notamment recueillis à l’aide du formulaire de contact disponible sur notre site web. Certaines informations sont également récoltées par le biais des échanges courriels entre vous-mêmes et ESB. Nous utilisons également des fichiers témoins (aussi appelés « cookies ») pour réunir des informations vous concernant. ESB conserve ces données à des fins d’interactivité et d’optimisation des échanges et services. Vous pouvez à tout moment paramétrer votre navigateur pour qu’il bloque les fichiers témoins. Toutefois, cette action risque de vous priver de certaines fonctions offertes sur notre site web.

Le fichier témoin est un petit fichier électronique installé par votre navigateur sur votre appareil lorsque vous visitez un site web. Les témoins permettent aux sites web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de notre site. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site web qui les transmet à votre ordinateur. Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Si vous utilisez un ordinateur dans un lieu public ou que vous partagez un ordinateur avec d’autres utilisateurs, assurez-vous d’effacer les traces de votre navigation emmagasinées dans l’historique avant de terminer chaque session.

Données collectées

En accédant au présent site, un échange d’information s’effectue automatiquement entre votre ordinateur et notre serveur. Aucune information permettant de connaître votre identité n’est directement associée à votre adresse IP. Une identification est toutefois possible avec l’intervention de votre fournisseur.

Lorsque vous effectuez une demande par l’entremise du formulaire de demande de contact disponible à l’onglet « Nous joindre » de notre site web, ESB collecte les renseignements personnels suivants :

• Votre prénom et nom de famille;
• Votre adresse courriel;
• Votre numéro de téléphone; et
• La raison de votre demande et toute autre information que vous choisirez de nous partager.

ESB peut également collecter différentes données personnelles lorsque nous échangeons avec vous par le biais de votre adresse courriel. En ce cas, veuillez noter que nous ne conservons que les renseignements nécessaires à l’évaluation de vos besoins et à l’exécution de notre mandat. ESB n’est pas et ne peut être tenu responsable des risques reliés à votre utilisation de tout logiciel informatique d’échange de courrier électronique.

Finalité des données collectées

Les renseignements personnels qui nous sont transmis ne servent qu’à exécuter les mandats qui nous sont confiés, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Nous ne les conservons que le temps nécessaire et nous mettons tous les efforts pour les garder en sécurité.

ESB utilise notamment les renseignements ainsi collectés pour les finalités suivantes :

• Communiquer avec vous;
• Cerner vos besoins spécifiques;
• Vous transmettre toute documentation ou information pertinente et nécessaire à votre dossier.

Conservation et destruction des données collectées

Conservation

Les renseignements personnels collectés ne sont conservés que pour la période nécessaire à la complétion de nos mandats. Vos renseignements personnels sont conservés dans des endroits sécurisés et sur des serveurs contrôlés, lesquels sont situés soit dans nos bureaux, soit dans les bureaux de nos fournisseurs de services. Chacun de nos employés veille de façon sécuritaire à la conservation de ses dossiers et de vos données.

Destruction

Lorsque les renseignements personnels collectés ne servent plus aux fins pour lesquels ils ont été récoltés, nous nous engageons à procéder à leur destruction ou à leur anonymisation, le cas échéant.

Processus de plainte

Pour les fins de l’application de la présente Politique de confidentialité, toute plainte relative à la protection de vos données personnelles pourra être acheminée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après la « Personne Responsable »), dont les coordonnées sont énoncées à la section 10 des présentes.

Notre processus de traitement des plaintes suit le cheminement général suivant :

1. Réception de la plainte via courriel ou téléphone
2. Comptabilisation de la plainte dans notre registre des incidents de confidentialité
3. Analyse de la plainte par la Personne Responsable
4. Mise en place de mesures raisonnables de solutionnement de la plainte
5. Communication et discussion avec le plaintif concernant les mesures qui ont été mises en place

Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement, dans lequel nous sommes situés ou dans lequel une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.

Traitement des incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité correspond à tout accès ou à toute utilisation ou communication non autorisés par la Loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection.

Toute personne qui est témoin d’un incident de confidentialité en informe immédiatement la Personne Responsable de la protection des renseignements personnels. Dans les plus brefs délais, nous prenons les mesures nécessaires et raisonnables afin de diminuer les risques de préjudice et d’éviter qu’un incident de même nature se produise.

Nous conservons un registre des incidents de confidentialité impliquant les renseignements personnels en cause. Tout renseignement contenu au registre des incidents de confidentialité est conservé pour une période minimale de cinq (5) ans à compter d’un tel incident.

Rôles et responsabilités

Tous les membres de notre personnel œuvrent de concert afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels. La présidente de ESB exerce également la fonction de Personne Responsable de la protection des données personnelles, et veille à assurer le respect et la mise en œuvre des dispositions relatives à la protection de vos renseignements et de la présente Politique.

Personnes autorisées

Seules les personnes autorisées par la Loi auront accès à vos renseignements personnels. Ainsi, nos employés et travailleurs autonomes pourront récolter, utiliser et/ou divulguer vos renseignements dans la seule mesure prévue par la Loi et/ou lorsque nécessaire pour mener à bien les mandats qui nous sont confiés.

Vos droits

Nous nous engageons à reconnaître un droit d’accès et de rectification des renseignements personnels aux utilisateurs concernés et désireux de consulter, modifier ou radier ces renseignements, sous réserve des exceptions prévues par la Loi. Dans certaines circonstances, vous disposez donc des droits suivants :

• Accès : le droit de demander si nous traitons des renseignements et, le cas échéant, de demander d’avoir accès aux renseignements personnels. Sous réserve du droit applicable et, le cas échéant, du paiement d’une somme monétaire, vous pouvez ainsi recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons et certains autres renseignements vous concernant;
• Exactitude : nous sommes tenus de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels en notre possession sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
• Rectification : le droit de demander de faire rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons;
• Désindexation : le droit de demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels ou de désindexer tout hyperlien rattaché à votre nom donnant accès à des renseignements si cette diffusion vous cause préjudice ou contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire (droit à l’effacement ou à l’oubli);
• Anonymisation : le fait que nous puissions, au lieu de les détruire, anonymiser vos renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes;
• Droit d’être informé : lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
• Droit d’être informé : lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.

Afin d’exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec la Personne Responsable de l’application de la Politique.

Sécurité
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Nos employés et partenaires sont tenus de respecter et de préserver la confidentialité de vos informations. Afin d’assurer la sécurité de vos renseignements, nous nous engageons à maintenir un haut degré de sécurité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transmissions et de vos transactions. Veuillez toutefois noter que nous ne sommes et ne pouvons être tenus responsable de votre utilisation de notre site ou des risques inhérents à l’utilisation d’Internet.

Liens externes

Notre site web peut contenir des hyperliens vers d’autres sites. Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez donc le site web de ESB et les renseignements alors échangés ne sont plus assujettis à la présente Politique. Nous n’assumons aucune responsabilité à cet égard. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de la politique de confidentialité qui s’applique aux sites web que vous visitez, le cas échéant. Pour obtenir plus de renseignements, consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.

Tierces parties

Afin de vous fournir des services de qualité, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement personnel à moins que nous ayons votre autorisation ou que nous y soyons contraints par la réglementation applicable.

Dans le cadre de nos activités, nous pourrions divulguer vos renseignements à de tierces parties, ce qui inclut notamment :

• Des tiers sous-traitants en lien avec nos services
• Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.).
• Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la Loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

En outre et de manière générale, nous pourrions divulguer des renseignements personnels à de tierces parties dans certains cas spécifiques, notamment :

• Lorsque nécessaire pour l’application de la Loi ou expressément prévu par celle-ci
• Lorsque nécessaire à des fins de sécurité publique ou de poursuites pour une infraction
• Lorsque nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise

En aucun temps, nous ne vendrons ni n’échangerons vos renseignements personnels moyennant paiement.

Modification

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment. En cas de modification à la Politique, ESB émettra un avis à cet effet sur son site web. En tant qu’utilisateur, vous êtes donc responsable de vérifier périodiquement notre Politique afin de vous tenir à jour des possibles modifications qui peuvent y être apportées.

Activités de formation et de sensibilisation

Afin de sensibiliser et informer nos employés de leurs obligations en lien avec la protection des renseignements personnels, nous mettons à leur disposition des lignes directrices et des politiques auxquelles ces derniers ont l’obligation de se conformer.

Mineurs

Notre site web n’est pas destiné aux individus de moins de dix-huit (18) ans.

Contact et Personne Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne suivante est désignée comme Personne Responsable de la protection des renseignements personnels récoltés en conformité avec la Loi et la présente Politique de confidentialité :

Sonia Bouchard, présidente
T : (418) 261-6608
Courriel : info@esb-agence-numerique.ca
12, chemin Thomas-Griffin
Stoneham-et-Tewkesbury (Québec) G3C 2V6

Il est possible pour vous de communiquer en tout temps avec la Personne Responsable afin d’exercer vos droits relatifs à notre Politique de confidentialité.

Il est entendu que la Personne Responsable peut déléguer cette fonction par écrit, en tout ou en partie, et ce, à toute personne.