En cette période de changements, la conférence Web ¨Webinaire ¨est maintenant plus que jamais un incontournable. Voici 10 étapes proposées pour une rencontre Web réussie.
- Choisir son sujet
La première étape est évidente, il faut choisir son sujet. Le titre d’un webinaire doit être clair et précis. Pour choisir votre sujet, pensez entre autres aux questions qui vous sont le plus souvent posées par vos clients.
Quelques questions à vous poser également :
- Est-ce que je maitrise suffisamment le sujet?
- Le sujet est-il en lien (direct ou indirect) avec la situation actuelle des participants ciblés?
- Est-ce que ce sujet pourra aider de façon concrète les participants ciblés?
Si la réponse est « oui » pour chaque question, vous êtes sur la bonne voie!
Demandez-vous également quel est votre objectif avec ce webinaire. Déterminer un objectif clair vous aidera à la mise en place de celui-ci.
- Trouver la bonne approche
Il existe différentes approches à considérer lorsque vous organisez un webinaire. Vous devez les analyser et faire votre choix en fonction de vos objectifs, mais également votre confiance comme animateur/conférencier.
Voici différentes possibilités :
- Rencontre très interactive avec un petit groupe : Optez pour un petit groupe d’une dizaine de personnes et misez sur les échanges. La rencontre sera plus dynamique et votre lien créé avec les participants plus fort. De telles rencontres pourraient même être proposées régulièrement avec différents groupes.
- Présentation avec public plus nombreux : Présentation de type « conférence » avec période de questions et modérateur. À noter que même lors de ce type de présentation, il est très intéressant de conserver la rencontre interactive en faisant participer les gens. De cette façon, les participants restent attentifs tout le long de la rencontre. La présence d’un modérateur est alors importante pour vous aider à garder le cap tout en répondant aux questions. Le modérateur sera vos yeux pour cibler les questions et remarques pertinentes.
- Live sur Facebook : Webinaire proposé en direct sur Facebook. Dans ce cas, le contenu est partagé à tout le monde. Pas besoin d’inscriptions, mais la promotion les jours précédents le Live sera primordiale. Ne soyez pas déçu si vous avez peu de personnes en direct avec vous à l’heure du rendez-vous. Vous pourrez sponsoriser la vidéo par la suite pour atteindre plus de gens.
- Webinaire préenregistré : Si vous êtes moins à l’aise avec la technologie ou encore avec l’idée d’échanger directement avec un groupe, il est possible de préenregistrer votre webinaire seul à l’avance et de partager le lien non répertorié aux personnes s’étant inscrites à votre infolettre par exemple.
Il est important de réfléchir également à la durée de votre webinaire et à la date et l’heure de sa diffusion.
Pour la durée, on ne veut surtout pas que les participants aient l’impression de perdre leur temps. L’objectif est de proposer du contenu clair, bien structuré et tout de même approfondi. En général, les webinaires ont une durée d’un peu moins d’une heure en incluant les questions du public.
Pour la date et l’heure, les audiences semblent généralement plus importantes en milieu de journée, soit entre 11h et 14h, ce qui correspond à la pause diner de plusieurs. Par contre, il n’y a pas de règles établies et cela variera selon l’audience ciblée et même le sujet du webinaire.
- Créer le contenu
Il est temps de préparer le contenu de votre webinaire. De quoi allez-vous parler?
Pour rester sur la bonne voie, rédigez un script en ciblant les points importants ou les chapitres de votre webinaire. Si vous êtes très à l’aise, il ne sera pas nécessaire de le suivre à la lettre, mais l’écrire est primordial pour structurer votre pensée.
N’oubliez pas, vous parlez de votre champ d’expertise. Vous pouvez donc vous faire confiance. Avec des notes en référence indiquant les points importants, vous resterez naturel tout en suivant une structure bien pensée.
On peut séparer le contenu en 3 étapes : l’accroche, la matière et la période de questions.
- L’accroche : Captez l’attention de votre audience dès le début avec une présentation courte et dynamique. Présentez-vous et mettez en place la base de votre webinaire. Le tout doit se faire assez rapidement et de façon naturelle.
- La matière : Rentrez rapidement dans le vif du sujet. L’information donnée doit être claire et précise.
- La période de questions : Permettez à votre audience de partager leurs questions et points de vue. Pour vous préparer, pensez déjà aux questions qui pourront potentiellement être posées et assurez-vous d’avoir les réponses.
Par contre, si lors du webinaire vous n’avez pas une réponse à une question posée, ne stressez pas! Vous pourrez toujours faire un suivi par courriel pour donner la réponse suite au webinaire.
Le visuel : Donnez vie à votre discours en incluant des anecdotes sur l’industrie, des statistiques et des graphiques en lien direct avec votre contenu. Des diapositives attrayantes (PowerPoint) aideront à capter l’attention. Par contre, « trop c’est comme pas assez ». Le visuel devrait appuyer votre propos et non le contraire.
Pour un webinaire professionnel, assurez-vous que vos diapositives soient de qualité et représente bien votre « branding » habituel (logo, couleurs, etc.). Il est important de prendre le temps de créer des visuels attrayants. Et qui sait? Vous pourriez peut-être vous servir de certains d’entre eux pour des publications dans vos médias sociaux par la suite.
L’objectif : Quel est votre objectif avec ce webinaire? Tout dépendant de celui-ci, assurez-vous de planifier un « Après-Webinaire » et si nécessaire de le mentionner lors de la rencontre. Exemple : Vous voulez promouvoir votre nouvelle boutique en ligne? Tous les participants auront donc 10% de rabais sur votre boutique en ligne! Mentionnez-le à la fin de la rencontre.
- Faire un test
La technique : Avant de faire votre premier webinaire, faites un test avec votre équipe! Vous pourrez alors apprivoiser la plateforme utilisée et ainsi détecter et résoudre les problèmes techniques possibles avant l’événement. Testez entre autres le partage de vos diapositives. Demandez à votre modérateur d’être présent si nécessaire.
Gardez en tête que l’important lors du webinaire sera de rester naturel et authentique. Lors de votre premier webinaire, si vous avez des petits problèmes techniques… Pas de stress inutile! Demandez aux gens d’être indulgents et expliquez simplement la situation.
Le contenu : Pratiquez votre contenu à haute voix au moins une fois, idéalement devant un collègue. Cela vous permettra de cibler les incohérences et de déterminer réellement le temps à consacrer à chaque sujet.
- Gérer les inscriptions
Pour promouvoir un événement et recueillir les inscriptions, il est intéressant de concevoir une page d’atterrissage (landing page), aussi nommée page de capture. Elle permettra d’y présenter toutes les informations concernant votre webinaire et le formulaire d’inscription.
Au moment de l’inscription, recueillez des informations sur votre public, cela vous permettra de mieux préparer votre webinaire. Vous pourrez plus facilement anticiper les questions des participants et même déjà préparer des exemples en fonction de leur industrie et leur réalité.
Si votre webinaire est gratuit, il faut estimer le taux de non-participation à environ 50%. Visez donc plus d’inscriptions que ce que vous souhaitez réellement.
- Faire la promotion
À qui s’adresse le webinaire? Pourquoi devrait-on le suivre? Comment pourra-t-il aider les participants? Il est important de démontrer dans votre promotion que le but du webinaire n’est pas de « vendre quelque chose », mais bien de fournir des outils ou des réponses aux participants.
Idéalement, il faudrait commencer la promotion du webinaire au minimum 10 jours avant celui-ci. Faites-en la promotion sur toutes vos plateformes habituelles :
- Infolettre : Une des façons les plus efficaces pour rejoindre votre communauté.
- Réseaux sociaux : Créez un visuel attrayant présentant votre webinaire. Partagez-le en suivant les règles habituelles pour vous assurer une bonne portée. Notre équipe peut bien sûr vous aider pour la stratégie des réseaux sociaux.
- Transmettre le lien de votre webinaire
Dès leur inscription, envoyez aux participants les informations nécessaires à la participation au Webinaire. Le jour précédent l’événement, envoyez un rappel avec les informations pertinentes.
- Garder le cap
Le jour J est arrivé! Tout au long votre webinaire, gardez un œil au temps qui passe pour ne pas trop le dépasser. N’oubliez pas de conserver une période d’environ 15 minutes pour les questions.
Si les participants sont nombreux et que vous souhaitez qu’ils interviennent pendant votre présentation, votre modérateur pourra filtrer les remarques et questions des participants. Présentez-le en début de rencontre.
- Garder le contact
Quelques jours après le webinaire, envoyez un courriel (idéalement personnalisé) à chaque participant pour leur demander s’ils ont de nouvelles questions suite au webinaire.
Pour ceux qui se sont inscrits, mais n’ont pas participé à l’événement, envoyez-leur un courriel en expliquant rapidement ce qu’ils ont manqué. Donnez-leur la possibilité de visionner un enregistrement du webinaire ou informez-les des prochains webinaires disponibles.
Vous pouvez également remercier les participants en leur envoyant une offre spéciale ou une réduction exclusive suite au Webinaire.
- Proposer un visionnage en différé
Dans bien des cas, pour assurer le succès de votre webinaire, il est intéressant de proposer l’écoute de l’enregistrement de votre webinaire après l’événement. Ainsi, les gens n’étant pas disponibles au moment du webinaire pourront tout de même visionner l’enregistrement. Cela permettra également de rejoindre un public plus large sur une plus longue période. Le lien vers l’enregistrement de votre webinaire pourrait être envoyé seulement aux personnes démontrant un intérêt ou vous pouvez le partager à tous sur YouTube ou votre page Facebook.
Rédaction : Priscilla April
